Se eu tiver entendido bem... aqui está!
Faça um sql para verificar se o documento do funcionário existe:
"SELECT Documento FORM <nome tabela> WHERE funcionario = <id funcionario> AND Documento = <nome documento>"
Obs: substitua o q está entre <> pelo valor q vc quer.
Depois verifique se o recordset retournou alguma coisa:
if tb.EOF And tb.BOF then 'Se o recordset for vazio o funcionario não tem o doc.
'Aqui vc inclui o documento.
endif
Para incluir use o sql:
"INSERT INTO <tabela> (funcionario,documento) VALUES (<id funcionario>,<nome documento>)"